Haluatko luoda Excel-työkirjasta automaattisesti yksityiskohtaisen ja viimeistellyn Visio-vuokaavion? Se onnistuu tietojen visualisoinnin malleilla. Jokaiseen malliin on yhdistetty Excel-työkirja, jonka avulla prosessitiedot muunnetaan vuokaavioksi Visiossa. Voit käyttää myös omaa Excel-mallia, yhdistää Excel-tiedot muotoihin käyttämällä Ohjatun tietojen luomisen Luo kaavio -kohtaa ja luoda kaavion automaattisesti. Excelissä voi jopa lisätä tietosarakkeita, jotka muunnetaan Visiossa muodon tiedoiksi.
Visio tukee myös kaksisuuntaista synkronointia Visio-kaavion ja Excel-työkirjan välillä. Voit luoda vuokaavion muokkaamalla tietoja Excelissä ja päivittämällä kaavion Visiosta, mutta voit myös tehdä muutoksia Visio-kaavioon ja päivittää sitten Excel-tiedot kaaviosta.
Tietojen visualisointimallien käyttömahdollisuus on käytettävissä vain Visio, palvelupaketti 2. Jos et ole varma, mikä Visio-versio sinulla on, valitse Tiedosto > Tili > Tietoja Visiosta. Lisätietoja Visio tilausversiosta on Visio Plan 2 :ssa.
Jos et näe tietojen visualisoinnin malleja tai jos sinulla on muita aloittamista koskevia kysymyksiä, käy Tietojen visualisoinnin usein kysyttyjen kysymysten sivulla.
Huomautus: Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, sinulla on oltava Microsoft 365 -tilaus. Jos olet Microsoft 365 tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio. Jos olet Microsoft 365:n päivitysprosessin hallinnasta vastaava IT-ammattilainen, saat kanavajulkaisusivulta tietoja siitä, mitä päivityksiä eri kanavilta on saatavissa.
Tämän artikkelin sisältö
Tietojen visualisointikaavion luominen
Ennen aloittamista
Kerää ideasi ja työstä niistä luonnos paperilla tai käsinkirjoituksella. Tämän raakaluonnoksen avulla pääsen nopeasti alkuun ja suoriudut seuraavista vaiheista jouhevasti.
Kun luot tietojen visualisointikaaviota, voit käyttää samanaikaisesti Exceliä ja Visiota. Voi olla helpointa käyttää kahta Windows-laitteen ikkunaa tai usean näytön ympäristöä. Vertailemalla työtäsi visuaalisesti Excelissä ja Visiossa saat varmuuden, että olet tekemässä juuri sitä, mitä haluat.
Suositeltu Katso tässä Microsoft Office -videossa miten se toimii: Tietojen visualisointi: Esittely.
Vaihe 1: Tietojen visualisointimallin valitseminen
-
Avaa Visio tai valitse Tiedosto > Uusi, jos muokkaat kaaviota.
-
Valitse MALLIT.
-
Valitse Vuokaavio.
-
Valitse Perusvuokaavio – Tietojen visualisointi, Toimintojen välinen vuokaavio - Tietojen visualisointi tai Valvontakaavio – Tietojen visualisointi.
Tietojen visualisointimallin vasemmassa yläkulmassa on Excel-kuvake.
Lisätietoja vuokaavioista ja niiden muodoista saat artikkeleista Perusvuokaavion luominen ja Toimintojen välisen vuokaavion luominen.
Vaihe 2: Excel-työkirjan luominen
-
Valitse mallin esikatselussa Excel-tietomalli.
Huomautus: Jos haluat käyttää samoja Excel-mallimalleja kuin tässä artikkelissa, voit ladata ne seuraavista linkeistä:
-
Valitse Tiedosto > Tallenna, määritä tietokone, verkkopalvelin tai SharePoint-tiedostokirjasto, kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna.
-
Lisää uusi laskentataulukko valitsemalla työkirjan alareunassa Uusi taulukko
-
Luo Excel-taulukko. Lisätietoja Excel-taulukoiden käyttämisestä on artikkeleissa Yleistä Excel-taulukoista, Excel-taulukon luominen tai poistaminen ja Taulukon koon muuttaminen lisäämällä tai poistamalla rivejä ja sarakkeita.
-
Lisää taulukkoon sarakkeita ja rivejä, joita käytetään Visio-kaavion luomiseen. Excel-taulukon sarakeotsikoille ja arvoille on erityisvaatimuksia. Käytä Excelin sarakkeiden keskustelu Visio-vuokaavion osien kanssa -osaa visuaalisena oppaana.
Vaihe 3: Muiden muodon tietojen lisääminen Excel-taulukkoon (valinnainen)
-
Tutustu Excel-mallin prosessikarttaan. Excel-taulukon sarakkeet ovat sinisiä ja vihreitä. Väri kertoo visuaalisesti sarakkeiden välisistä eroista.
Sinisten sarakkeiden avulla luodaan vuokaavio Visio-kaavioon. Kaikki sarakkeet lisätään myös muodon tietoihin.
-
Jos haluat lisätä muita muodon tietoja, lisää yksi tai useampi sarake Excel-taulukkoosi.
Vihreät sarakkeet sisältävät muita muodon tietoja, joita voit lisätä kuhunkin muotoon. Voit lisätä taulukkoon haluamasi määrän lisäsarakkeita. Oletusarvon mukaan nämä tiedot eivät näy kaaviossa, ellet lisää tietokuvia. Voit katsella muodon tietoja Visio-kaaviossa valitsemalla Tiedot > Muodon tiedot -ikkuna. Lisätietoja muodon tiedoista ja tietokuvista saat artikkelista Tietojen lisääminen muotoihin ja Tietokuvien yleiskatsaus.
Vaihe 4: Ohjattu Visio-kaavion luominen
-
Palaa Visioon, valitse mallin esikatselussa mittayksikkösi ja valitse sitten Luo.
-
Toimi ohjatun Kaavion luominen tiedoista -toiminnon ensimmäisellä sivulla seuraavasti:
-
Valitse Mitä kaaviota haluat luoda tiedoista - -kohdassa malli: Perusvuokaavio, Toimintojen välinen vuokaavio (vaakasuuntainen) tai Toimintojen välinen vuokaavio (pystysuuntainen).
-
Valitse Valitse Excel-työkirja -kohdan viimeksi käytettyjen työkirjojen luettelosta työkirja tai etsi vaiheessa 2 luomasi työkirja valitsemalla Selaa.
-
Valitse Valitse taulukko tai mukautettu alue työkirjasta -kohdasta Excel-prosessitietosi sisältävä taulukko.
-
Valitse Valmis. Kaikki oletusarvot hyväksytään, ja Visio täyttää ohjatun toiminnon muut sivut niiden mukaisesti.
-
Näin kaavio luodaan automaattisesti säilön sisällä. Muita Visio-sivuja lisätään vuokaavion koon mukaan.
Vaihe 5: Visio-kaavion tallentaminen
-
Valitse Tiedosto > Tallenna, etsi sijainti, kirjoita tiedostonimi ja valitse Tallenna.
Excel ja Visio-tiedostot kannattaa pitää samassa paikassa, koska ne käyttävät toistensa tietoja.
Vaihe 6: Tietojen ja kaavion synkronointi
Kun olet luonut kaavion tietojen visualisoinnin avulla, haluat ehkä tehdä siihen muutoksia. Visio tukee kaksisuuntaista synkronointia tietolähteen ja kaavion välillä.
Vihje Pidä molemmat tiedostot synkronoituina ja ajan tasalla niiden käsittelemisen jälkeen. Kun muutat Excelin tietoja, päivitä kaavio. kun muutat kaavion sisältöä, päivitä Excelin tiedot.
Excel-tietojen muokkaaminen ja kaavion päivittäminen sen jälkeen
-
Muokkaa tietolähdettä Excel-taulukossa. Voit lisätä, päivittää tai poistaa rivejä.
-
Tallenna Excel-työkirja.
-
Ota käyttöön valintanauhan Datatyökalut Rakenne -välilehti napsauttamalla Vision kaaviosäilössä ja valitse sitten Päivitä kaavio.
Excel-työkirjaan tekemäsi muutokset näkyvät Visio-kaaviossa. Huomautus:
-
Jos olet tehnyt kaavioon muutoksia, jotka voivat kadota päivityksessä, Visio tuo näyttöön Päivitä kaavion ristiriita -valintaikkunan.
-
Päivittäminen tekee muutoksia muotoihin ja yhteyksiin vain säilön sisäisesti.
-
Kaikki säilön sisäisiin muotoihin ja yhdistimiin tekemäsi muotoilumuutokset säilyvät ennallaan.
-
Pidä kaikki muodot ja yhdysviivat säilön sisällä. Päivitys ei vaikuta sivun muihin kuin säilön sisällä oleviin objekteihin. Lisätietoja säilöistä on artikkelissa Kaavioiden rakenteen selkiyttäminen säilöillä ja luetteloilla.
Kaavion sisällön päivittäminen ja Excel-tietojen päivittäminen sen jälkeen
-
Tee muutokset Visio-kaavioon. Voit lisätä, päivittää tai poistaa muotoja ja yhdistimiä.
-
Jos Excel-työkirja on pöytätietokoneessa tai verkkopalvelimessa, varmista, että se on tallennettu ja suljettu.
-
Ota käyttöön valintanauhan Datatyökalut Rakenne -välilehti napsauttamalla kaaviosäilössä ja valitse sitten Päivitä tietolähde.
Visio-kaavioon tekemäsi muutokset näkyvät nyt Excel-työkirjassa. Jos Excel-tietoja voi kadota, Visio näyttää Päivitä tietolähderistiriita -valintaikkunan. Voit välttää ongelmia noudattamalla seuraavia parhaita käytäntöjä:
-
Tallenna Excel-tietojen varmuuskopio, ennen kuin korvaat muutokset.
-
Käytä Excel-työkirjassa tietolähteenä Excel-taulukkoa mukautetun alueen sijasta. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, Visio muuntaa mukautetun alueen Excel-taulukoksi.
-
Älä käytä kaavoja Excel-tietolähteessä. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, Visio muuntaa kaavan kaavan tulokseksi.
-
Loit kaavion käyttämällä seuraavaa vaihtoehtoa Ohjatun kaavion luomisen Luo kaavio -kohdassa, jossa tietosarakkeet yhdistetään toimintoihin ja vaiheisiin: Yhdistäminen > Lisäasetukset > Säilytä tietosarakearvojen järjestys luotavista tiedoista > Valitse toiminto tai kaista tai Valitse vaihe tai aikajana. Tässä tapauksessa Visio edellyttää, että tiedoissa on lisäsarake, joka ilmaisee muotojen välisen yhteyden. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, lisäsarake lisätään.
-
Loit toimintojen välisen vuokaavion, jossa on sekä kaistoja että vaiheita Excelin tietoarvojen järjestyksen mukaisesti. Loit kaavion käyttämällä seuraavaa vaihtoehtoa Ohjatun kaavion luomisen Luo kaavio -kohdassa, jossa tietosarakkeet yhdistetään vaihteisiin ja toimintoihin: Yhdistäminen > Määritä, miten prosessin vaiheet/toiminnot yhdistetään > Yhdistä järjestyksessä. Tässä tapauksessa Visio edellyttää, että tiedoissa on lisäsarake, joka ilmaisee muotojen välisen yhteyden. Jos muutat kaistojen tai vaiheiden järjestyksen kaaviossa, järjestys muuttuu tietolähteessä. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, kaavion kaistat ja vaiheet eivät enää noudata Excel-työkirjan tietojen järjestystä.
Vaihe 7: Excel-taulukon ja Visio-kaavion välisen vuorovaikutuksen mukauttaminen (valinnainen)
Joskus voi tulla tarve mukauttaa tapaa, jolla kaavioita luodaan tietojen visualisoinnin avulla. Joskus voidaan haluta esimerkiksi käyttää organisaation standardien vuoksi muita muotoja tai yhdistää muihin Excel-taulukon sarakkeiden nimiin.
-
Kun siirryt ohjattuun Kaavion luominen tiedoista -toimintoon valitsemalla Luo ja kun olet lisännyt tiedot ensimmäiselle sivulle (katso vaihe 4), valitse Seuraava tai Takaisin, niin näet ohjatun toiminnon kunkin sivun.
-
Valitsemalla Ohje (?) saat lisätietoa sivun kunkin asetuksen mukauttamisesta. Lisätietoja on artikkelissa Kaavioiden luominen tiedoista ohjatulla toiminnolla.
Excelin sarakkeiden keskustelu Visio-vuokaavion osien kanssa
Seuraavan kuvan vaiheittaisen vaiheittaisen ohjeen avulla voit ymmärtää, miten kutakin Excel saraketta käytetään Visio vuokaavion luomiseen.
Huomaa, että alla käytetään sarkainsarjaa ("TUNNUS", "Kuvaus", "Seuraava tunnus" ja niin edelleen) kuvaamaan Excel taulukon eri sarakkeita. Napsauttamalla välilehden nimeä näet kyseisen sarakkeen kuvan.
Prosessin vaiheen tunnus Luku, joka yksilöi vuokaavion kunkin muodon. Tämä sarake on pakollinen, ja Excel-taulukon jokaisen arvon on oltava yksilöllinen, eikä tyhjiä arvoja sallita. Tämä arvo ei näy vuokaaviossa.
Prosessin vaiheen kuvaus Vuokaavion muotoihin lisättävät tekstit.
Seuraavan vaiheen tunnus Prosessisarjan seuraavan muodon vaihetunnus. Haarautuvalla muodolla on kaksi vaihetta, jotka esitetään pilkuin erotetuilla numeroilla, kuten 4,5. Seuraavia vaiheita voi olla enemmän kuin kaksi.
Yhdistimen otsikko Haarautuvien muotojen yhdistimen otsikot näytetään pilkuin eroteltuna tekstinä, kuten Kyllä,Ei. Esimerkissä Kyllä-vaihtoehtoa vastaa 4 ja Ei-vaihtoehtoa 5.
Muodon tyyppi Se muodon tyyppi, jonka haluat esittää Visio-kaaviossa, kuten Prosessi tai Päätös. Suosittelemme käyttämään avattavia luetteloita vaihtoehtojen vahvistamiseen.
Funktio ja vaihe Funktio (tai kaista) ja vaihe (tai aikajana), johon kukin muoto kuuluu. Tämä sarake koskee vain toimintojen välistä vuokaaviota, ja perusvuokaavio ohittaa sen.
Visualisointikaavion luominen muiden kaavainten avulla
Tietojen visualisointimallien lisäksi voit käyttää myös muiden mallien kaavaimia, kun luot tietojen visualisointikaavion. Voit esimerkiksi luoda prosessikaavioita taloustapahtumia tai varastonhallintaa varten. Saatavana on myös muita prosessisuuntautuneita kaavaimia, kuten BPMN-perusmallit ja työnkulun objektimallit. Voit myös lisätä mukautettuja muotoja Omat muodot -kaavaimella. Lisätietoja on artikkelissa Mukautettujen kaavaimien luominen, tallentaminen ja jakaminen.
-
Avaa tietojen visualisointikaavio (perusvuokaavio tai toimintojen välinen vuokaavio), jonka olet jo luonut.
-
Valitse Luo, jolloin ohjattu Luo kaavio tiedoista -toiminto avautuu. Anna arvot ensimmäisellä sivulla ja valitse Seuraava, kunnes Muotojen yhdistäminen -sivu näkyy ohjatussa toiminnossa.
-
Lisää ainakin yksi kaavain Lisää muotoja -vaihtoehdolla.
-
Valitse jokin muoto ja yhdistä se Muodon tyyppi -sarakkeen tietoarvoihin vetämällä.
Aliprosessikaavioiden luominen ja linkittäminen
Tietojen visualisointitoiminto ei tällä hetkellä tue aliprosessien luomista yhdestä Excel-taulukosta. Voit kuitenkin luoda useita kaavioita käyttämällä eri taulukoita yhdessä Visio-tiedostossa ja linkittää sitten muotoja vaihtoehtoisena ratkaisuna.
-
Valitse Visio-työpöytäsovelluksessa Tietojen visualisointi -malli ja avaa Excel valitsemalla Excel-tietomallilinkki . Avaa visio-tietojen visualisointimalli valitsemalla Luo .
-
Excel-tietomallin avulla voit luoda taulukoita prosesseille ja aliprosesseille. Sijoita kunkin aliprosessin taulukko toiseen taulukkoon ja tallenna sitten Excel-tiedosto.
Esimerkiksi Taulukko 1: Pääprosessi, Taulukko 2: Aliprosessi1, Taulukko 3: Aliprosessi2.
-
Siirry takaisin Visio-työpöytäsovellukseen ja tuo pääprosessitaulukko Visio-piirtoalustan sivulle 1 ohjatun toiminnon avulla.
-
Luo sivu 2 valitsemalla piirtoalustan alapuolella + -kuvake. Käynnistä ohjattu tuontitoiminto uudelleen valitsemalla Tiedot-välilehdessä Luo . Valitse tietojen tuominen Excel-työkirjan seuraavasta laskentataulukosta ja suorita ohjatun toiminnon vaiheet.
-
Jatka uusien sivujen luomista Visiossa ja ohjatun toiminnon käyttämistä kaikissa luomiesi aliprosessien tietotaulukoissa.
-
Valitse lopuksi sivu, jossa on pääprosessikaavio, ja napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella linkittääksesi aliprosessiin. Valitse Hyperlinkki ja linkitä se mihin tahansa aliprosessikaavion muotoon.
Tietokuvien käyttäminen kaaviossa
Voit parantaa kaaviota lisäämällä tietokuvia, joiden avulla voit visualisoida kaavion muodon tietoja. Voit itse asiassa muuttaa kaavion prosessin koontinäytöksi, jossa tietokuvat näyttävät suorituskykyilmaisimen (KPI) tiedot muodon tietoihin perustuvilla tietokuvakekuvakkeilla.
-
Avaa tietojen visualisointikaavio.
Valitse säilö, jossa haluat käyttää tietokuvia.
-
Valitse Tiedot > Tietokuvien kentät.
-
Valitse kaavioon lisättävät tietokuvakentät.
Tietokuvia käytetään koko kaaviossa. Jos haluat piilottaa tiettyjen muotojen tietokuvat, jätä kyseisten rivien tietosarakearvot tyhjiksi Excel-työkirjassa.
-
Voit halutessasi määrittää lisäasetuksia Tiedot-välilehdessä. Lisätietoja on artikkelissa Tietokuvien yleiskatsaus.
Kaavioon linkitetyn Excel-työkirjan hallinta
Joskus sinun on ehkä linkitettävä tai päivitettävä liitetty Excel-työkirja uudelleen. Voit tehdä tämän kätevästi Visiosta.
Excel-työkirjan ja Visio-kaavion linkittäminen uudelleen
Jos Tietojen visualisointi -kaavioon linkitetty Excel-työkirja nimetään uudelleen tai siirretään toiseen sijaintiin, Visio-kaavion ja Excel-työkirjan välinen linkki katkeaa. Tämä ongelma voi ilmetä myös, jos nimeät Excel-taulukon uudelleen.
-
Valitse tietojen visualisointikaavion säilö. Tämä ottaa käyttöön valintanauhan Tietotyökalujen Rakenne-välilehden .
-
Valitse Tietotyökalujen rakenne > Linkitä lähdetiedot uudelleen.
-
Etsi uudelleennimetty tai siirretty Excel-työkirja.
-
Valitse työkirjasta taulukko tai mukautettu alue.
-
Voit korjata katkenneen linkin valitsemalla Linkitä uudelleen.
Kun yrität päivittää kaavion tai lähdetiedot ja linkki on katkennut, Visio kehottaa sinua myös linkittämään uudelleen.
Tärkeää Älä muuta kaavioon linkitetyn Excel-taulukon sarakkeiden nimiä. Muussa tapauksessa linkitystoiminto epäonnistuu.
Kaavioon linkitetyn Excel-työkirjan avaaminen
Voit muuttaa linkitettyä sisältöä Excelissä suoraan Visiosta. Haluat ehkä esimerkiksi lisätä paljon sisältöä ja helpottaa laskentataulukon tietojen muokkaamista.
-
Valitse Visiossa Tietojen visualisointi -kaavion säilö. Tämä ottaa käyttöön valintanauhan Tietotyökalujen Rakenne-välilehden .
-
Valitse Tietotyökalujen rakenne > Avoimen lähdekoodin tiedot.
-
Tee muutokset Excelissä ja tallenna ja sulje sitten työkirja.
-
Jos haluat nähdä kaavion muutokset, valitse Tietotyökalujen rakennenäkymä > Päivitä kaavio.
Seuraavat vaiheet
Seuraavassa on joitakin tehtäviä, joita voit suorittaa tietojen visualisointikaavion luomisen jälkeen.
-
Teemat Visiossa teemalla tarkoitetaan joukkoa värejä ja tehosteita, jotka voit lisätä piirustukseesi yhdellä napsautuksella. Teemat on nopea tapa antaa piirustukselle ammattimaisesti suunniteltu ulkonäkö. Lisätietoja saat artikkelista Ammattimaisen ulkonäön lisääminen piirustukselle teeman avulla.
-
Asettelu Vision manuaaliset oppaat ja automaattiset työkalut auttavat varmistamaan, että kaavion muodot ovat oikein tasattu ja välistetty. Tämä tekee piirustuksista mahdollisimman selkeitä ja ammattimaisia. Lisätietoja saat artikkelista Kaavion muotojen tasaaminen ja sijoittelu.
-
Vienti Vie tietojen visualisointikaavio ja yhdistetty Excel-työkirja Visio-mallipakettiin (.vtpx). Visio-mallipaketti tallentaa kaavion asetukset, kaavaimet ja tiedot, jotta muut voivat luoda nopeasti omia tietojen visualisointikaavioita. Muut käyttäjät voivat asentaa mallipaketin tietokoneeseensa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen visualisointimallipaketin vienti ja asennus.
