Možete sinkronizirati podatke između vanjskog popisa i programa Microsoft Excel i zadržati oba skupa podataka ažurnim. Možda ćete, primjerice, morati održavati inventar proizvoda na popisu tako da je jednostavno zajednički koristiti i ažurirati, ali i periodičku analizu zaliha pomoću programa Microsoft Excel.
Napomena: Vanjski popis ne možete sinkronizirati s verzijama prije Excel 2013. Ako to pokušate učiniti, prikazat će se dijaloški okvir pogreške u kojem se navodi: "ne može se povezati s popisom."
Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.
Rad s vanjskim podacima zahtijeva nekoliko preduvjeta da biste omogućili siguran pristup podacima. Sljedeće informacije mogu vam pomoći u planiranju sljedećih koraka. Ako naiđete na probleme koji pokušavaju raditi s vanjskim podacima, ovaj vam podatak može pomoći da pronađete problem. Da biste pristupili vanjskim podacima, vi ili administrator morate učiniti sljedeće:
Priprema vanjskog izvora podataka Administrator će možda morati stvoriti račun i dati dozvole za izvor podataka da bi se osiguralo da pravi korisnici imaju pristup podacima i da podaci ne završe u pogrešnim rukama. U vanjskoj bazi podataka administrator možda želi stvoriti određene tablice, prikaze, upite i tako dalje da bi rezultate ograničili na samo ono što je potrebno i da bi poboljšao performanse.
Konfiguriranje servisa i računa sustava SharePoint Administrator mora aktivirati servise za povezivanje s poslovnim podacima i servis za sigurnu pohranu. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Konfiguriranje rješenja za servise za poslovno povezivanje za SharePoint 2013 i Stvaranje vanjskog popisa iz tablice SQL Azure s servisima za poslovno povezivanje i sigurnim pohranom.
Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu Administrator mora učiniti sljedeće: odrediti najbolji način pristupa vanjskom izvoru podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju te postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Stvaranje i uređivanje ciljne aplikacije sigurne pohrane.
Konfiguriranje servisa za povezivanje s poslovnim podacima Administrator mora osigurati da korisnik koji stvara vanjsku vrstu sadržaja ima dozvolu za spremište metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima i da odgovarajući korisnici imaju pristup vrsti vanjskog sadržaja na kojem se temelji vanjski popis. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Konfiguriranje rješenja za servise za poslovno povezivanje za SharePoint 2013.
Stvaranje vrste vanjskog sadržaja Korisnik mora definirati vrstu vanjskog sadržaja koja sadrži informacije o vezama, pristupu, načinima rada, stupcima, filtrima i drugim metapodacima koji se koriste za dohvaćanje podataka iz vanjskog izvora podataka.
Stvaranje vanjskog popisa Korisnik mora stvoriti vanjski popis na temelju vrste vanjskog sadržaja i jednog ili više prikaza vanjskog popisa po potrebi.
Provjerite jesu li proizvodi sustava Office spremni za korištenje Da biste sinkronizirali vanjske podatke s proizvodima sustava Office, morate imati barem Windows 7 i sljedeće besplatne softverske proizvode na svakom klijentskom računalu: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i WCF podatkovne usluge 5,0 za OData v3 (ako je potrebno, automatski ćete upit za preuzimanje softvera). Provjerite je li omogućena i mogućnost instalacije sustava Office, Servisi za poslovno povezivanje (to je zadano). Tom se mogućnošću instaliraju klijentska servisa za poslovno povezivanje, što čini sljedeće: predmemorija i sinkronizira se s vanjskim podacima, preslikava poslovne podatke u vrste vanjskog sadržaja, prikazuje odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i koristi prilagođene rješenja unutar proizvoda sustava Office.
Da biste preuzeli preduvjete za softverske proizvode, pročitajte članak preduvjet koji je potreban za rad s vanjskim podacima u sustavu Office 2013.
Općenite informacije o korištenju vanjskih podataka potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.
Izvoz vanjskog popisa u Excel
-
Idite na web-mjesto sustava SharePoint koje sadrži popis.
-
Na traci za brzo pokretanje odaberite naziv popisa sustava SharePoint ili odaberite postavke
-
Odaberite popis, a zatim odaberite Izvezi u programu Excel.
Ta je mogućnost po zadanom omogućena na vanjskim popisima, ali je može onemogućiti administrator sustava.
-
Ako se od vas zatraži da potvrdite postupak, odaberite u redu.
-
U dijaloškom okviru Preuzimanje datoteke odaberite Otvori.
-
Ako se od vas zatraži da omogućite podatkovne veze na računalu, odaberite Omogući ako smatrate da se veza s podacima na web-mjestu sustava SharePoint sigurno omogućuje.
Stvara se tablica programa Excel s podatkovnom vezom na temelju datoteke web-upita. Stupci u izvezenoj tablici određuju se pomoću postojećeg prikaza vanjskog popisa. Izvoz vanjskih podataka određuje se pomoću filtara definiranih na vrsti vanjskog sadržaja te u prikazu vanjskog popisa i jezične postavke za web-mjesto sustava SharePoint. Bilo koja ograničenja stranice zanemaruju se.
