Створення списків завдань і керування ними за допомогою функції "Мій день" у програмі Outlook

Створити новий список завдань 

Окрім стандартних і розумних списків завдань, можна створювати й керувати іншими списками для впорядкування завдань.

1. У нижній частині списків завдань виберіть Створити  список. ​​​

2. Введіть ім'я нового списку.

3. Натисніть клавішу Enter , щоб зберегти новий список.

• Ви можете надати спільний доступ, дублювати, друкувати або видалити список. У стовпці списку завдань натисніть і утримуйте (або клацніть правою кнопкою миші) список, щоб переглянути доступні параметри. Зверніть увагу: якщо видалити список, відновити його не вдасться.

  

• Щоб перейменувати список, виберіть список, щоб відкрити його завдання, і відкрийте меню  Параметри списку.

  

Про стандартні та смарт-списки 

Сторінка Справи містить списки завдань за замовчуванням, а також необов'язкові смарт-списки та всі створені списки завдань. Відображення або приховання списків у настройках справи.

Перегляньте відомості про будь-яке завдання, вибравши його в списку Мій день або в будь-якому зі своїх списків. 

• "Мій день " – це розумний список, який дає змогу відстежувати завдання, які потрібно виконати сьогодні. Список завдань "Мій день" щодня заповнюється завданнями, які мають відбутися в цей день і не позначені як завершені. Щоб додати наявні завдання до подання Мій день, клацніть завдання правою кнопкою миші та виберіть команду Додати до подання Мій день або перетягніть завдання з будь-якого іншого списку завдань до подання Мій день. Завдання, які відображаються в списку Мій день, зберігаються у вихідному списку.

  • Пропозиції – це завдання, які можна додати до подання Мій день. Вони включають завдання, які мають відбутися сьогодні або в майбутньому, прострочені, раніше переміщені до списку Мій день, але не завершені, або які можуть бути актуальними для початку роботи. Щоб переглянути запропоновані завдання, перейдіть до розділу Мій день, а потім виберіть Пропозиції . Додайте будь-яке завдання до списку Мій день, вибравши елемент + Додати до подання "Мій день" після завдання. Натисніть кнопку Закрити , щоб вимкнути область Пропозиції.

• Важливо– це розумний список із завданнями, позначеними як важливі. Щоб увімкнути або вимкнути важливість завдання, натисніть кнопку Позначити завдання як важливе або Видалити важливість . 

• Заплановано – це розумний список із завданнями з нагадуваннями або термінами виконання, які не позначено як завершені. Такі завдання додаються до цього списку автоматично. Єдиний спосіб додати завдання до цього списку – призначити нагадування або термін наявному завданню.

• Усі – це розумний список, у якому відображаються всі завдання, не позначені як завершені.

• Виконано – це розумний список, у якому відображаються завдання, позначені як завершені.

• Призначено мені – це розумний список, у якому відображаються всі завдання, призначені вам у Planner. 

• Завдання – це стандартний список, у якому зберігаються нові завдання.

• Позначена електронна пошта – це необов'язковий список. Після цього повідомлення, позначені в пошті, копіюються до списку Позначені повідомлення електронної пошти як завдання. Список Позначена електронна пошта можна ввімкнути або вимкнути в розділі Настройки  справ > Підключені програми. Список Позначена електронна пошта доступний лише для облікових записів, розміщених корпорацією Майкрософт, наприклад облікових записів, які закінчуються на Outlook.com, Hotmail.com, Live.com або настроюваних доменів, розміщених корпорацією Майкрософт.

Переміщення завдань між списками

Завдання можна перемістити до нового списку незалежно від того, де ви перебуваєте в Outlook. Якщо завдання не відображаються, клацніть піктограму Мій день на панелі переходів. 

1. Натисніть і утримуйте (або клацніть правою кнопкою миші), щоб відкрити контекстне меню.

2. Виберіть Перемістити завдання до ...

3. Виберіть список, до якого потрібно перемістити завдання.
   
   

Надання спільного доступу до списку завдань

Завдяки спискам спільного доступу можна легко призначати завдання іншим користувачам. Надати спільний доступ до окремих завдань не можна, але можна надати спільний доступ до створених списків завдань. Тут можна призначити завдання особі, якій надано спільний доступ до списку. Ви можете визначити спільні списки за піктограмою спільного доступу.

• Перейти до Справи #x1

• Натисніть і утримуйте (або клацніть правою кнопкою миші) список завдань, до якого потрібно надати спільний доступ, і виберіть спільний доступ до списку.

• Виберіть Створити посилання на запрошення.

  

• Виберіть Копіювати посилання.

  

• Виберіть Запросити електронною поштою , щоб створити нове повідомлення Outlook із посиланням на запрошення, або Копіювати посилання , щоб вставити його та надати до нього спільний доступ іншими способами.  

  Примітка.: Ви можете надіслати посилання будь-кому, але лише користувачі з обліковим записом Microsoft зможуть підключитися до спільного списку.

Надаючи спільний доступ до списку завдань, можна натиснути й утримувати його (або клацнути правою кнопкою миші) та вибрати параметри спільного доступу , щоб знову отримати посилання на запрошення. Виберіть Параметри спільного доступу , а потім – Додаткові параметри , щоб скасувати спільний доступ до списку, або заборонити приєднуватися до списку користувачам, які ще не приєдналися до цього списку.

Обмежити доступ до цього списку. Якщо ввімкнути цей перемикач, посилання на запрошення більше не працюватиме, і ніхто інший не зможе приєднатися до цього списку. Якщо ви вирішите дозволити доступ у майбутньому, буде створено нове посилання.